Bij het opstellen van een formele mail of brief in het Engels is het belangrijk om aandacht te besteden aan de juiste aanspreking, een verzorgde opbouw, een gepaste afsluiting en correct (zakelijk) taalgebruik en register. Als deze elementen niet in orde zijn, zal de ontvanger wellicht minder aandacht besteden aan je boodschap. Hieronder doen de taalcoaches Engels van HelloProf uit de doeken hoe je een perfecte formele en zakelijke mail opstelt.
Kies de juiste aanspreking
De juiste aanspreking of aanhef bij een formele e-mail in het Engels is essentieel. Wanneer je de naam van een mannelijke ontvanger kent, schrijf je: Dear Mr Smith.
In het geval van een vrouwelijke ontvanger waarvan je de naam kent, wordt het iets ingewikkelder. Dan moet je bij de aanhef namelijk rekening houden met de burgerlijke staat van de vrouw:
- Voor een meisje of ongehuwde vrouw, schrijf je: Dear Miss Smith
- Voor een vrouw waarvan je niet weet of ze getrouwd is, schrijf je: Dear Ms Smith
- Voor een getrouwde vrouw, schrijf je: Dear Mrs Smith
Ken je de naam van de ontvanger niet, dan schrijf je:
- Dear Sir
- Dear Madam
- To Whom it May Concern
Een verzorgde opbouw
In je openingsparagraaf benadruk je het doel van je e-mail: I am writing to you regarding.../I am writing to you in order to... Kom direct to the point en leg uit waarom je de e-mail schrijft. Hier kun je jezelf ook even kort introduceren. In een tweede paragraaf kan je extra informatie geven of meer uitleg om je punt te verduidelijken.
Als je e-mail een antwoord is op een eerdere e-mail, vermeld dan de datum en het onderwerp van die mail in je openingsparagraaf. Je schrijft dan: I am replying to your e-mail of 20 January 2020...
In je slotparagraaf geef je aan welk soort antwoord je verwacht te krijgen van de ontvanger van je e-mail:
- I look forward to your response.
- I look forward to hearing from you soon/shortly.
- Please feel free to contact me via e-mail/telephone.
Gebruik een correcte afsluiting
De afsluiting van een formele Engelse mail hangt af van de aanspreking die je gebruikt hebt aan het begin van je e-mail.
Wanneer je de naam van de ontvanger kent, schrijf je om af te sluiten: Yours sincerely.
Tip: voor “Yours sincerely” schrijft men soms ook nog “Best wishes”.
Wanneer je de naam van de ontvanger niet kent, sluit je af met: Yours faithfully
Een mail in het Engels: correct taalgebruik en register
Wanneer je een formele e-mail schrijft in het Engels, gebruik je een formele toon en register. Denk aan de toon die je gebruikt wanneer je een sollicitatiebrief schrijft. De volgende zaken vermijd je best in een formele e-mail:
- Het gebruik van slang en informeel taalgebruik: bv. wassup?
- Afkortingen, zoals: I’m, it’s, we’re. Schrijf liever voluit.
- Subjectief taalgebruik, zoals: awful, amazing, rubbish
- Vaag taalgebruik, zoals: nice, good
- Ee zin met een voegwoord beginnen, zoals: but, or, and then
Houd altijd een beleefde en respectvolle toon aan, ook wanneer je het hebt over dingen waar je het oneens mee bent of wanneer je over een probleem schrijft. Gebruik daarom modale werkwoorden zoals would, could, should.
- Schrijf niet: Please send me... maar I would/should be grateful if you could send me...
Tip: houd je aan het KISS-principe wanneer je een formele e-mail schrijft in het Engels: Keep It Short and Simple.
Standaardzinnen in een formele Engelse e-mail
Er bestaan enkele vaste uitdrukkingen en standaardzinnen die je kan gebruiken. In je e-mail zelf verwijs je naar een bijlage door te schrijven: Please find attached ... of I attach...
Wanneer je je collega om informatie vraagt, schrijf je:
- I should/would be grateful if you could/would...
- Could you possibly...
- Could you please inform me...
- I would appreciate it if you could...
Wanneer je een klacht of frustraties wil uiten, schrijf je:
- I am writing to express my dissatisfaction with...
- I am writing to complain about...
Wanneer je tevredenheid wil uiten, schrijf je:
- I was delighted to learn that...
- I was very happy to hear that...
- I was very glad to hear that...
Wanneer je slecht/goed nieuws wil meedelen, schrijf je:
- I regret to inform you that...
- I am pleased to inform you that...
Zo, met deze tips schrijf je probleemloos een formele e-mail in het Engels! Ben je op zoek naar ondersteuning voor zakelijk Engels? HelloProf helpt je graag met begeleiding op maat, incompany of online. Neem snel contact op met HelloProf voor een vrijblijvende offerte!
Lees hier meer over een training zakelijk Engels, een online cursus zakelijk Engels of zakelijk Engels leren spreken.
